Fast jedes Unternehmen hat eine Datenschutzerklärung. Deutlich weniger haben ein Verarbeitungsverzeichnis, das stimmt, Auftragsverarbeitungsverträge, die vollständig sind, und einen Meldeprozess, den jemand kennt. Genau danach wird geprüft.
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Die DSGVO gilt für praktisch jedes Unternehmen. Die eigentliche Frage ist, ob Sie im Ernstfall belegen können, dass Sie sie einhalten.
Wo es in der Praxis klemmt: Selten am Willen, fast immer am Nachweis. Das Verarbeitungsverzeichnis stammt aus 2018 und kennt die Hälfte der heute genutzten Tools nicht. Auftragsverarbeitungsverträge fehlen für genau die Dienste, die täglich laufen. Und auf eine Betroffenenanfrage antwortet, wer gerade Zeit hat. Prüfbar wird Datenschutz erst, wenn diese drei Punkte stehen.
Die Verordnung ist umfangreich, die Prüfpraxis konzentriert sich aber auf wenige Punkte. Diese hier sollten sitzen.
Welche Daten verarbeiten Sie, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange und wer bekommt sie? Das erste Dokument, nach dem eine Aufsichtsbehörde fragt.
Jede Verarbeitung braucht eine tragfähige Grundlage. Einwilligungen müssen freiwillig, informiert und widerrufbar sein — und der Widerruf muss praktisch funktionieren.
Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Protokollierung, Belastbarkeit. Dokumentiert und regelmäßig auf Wirksamkeit überprüft, nicht einmalig festgehalten.
Für jeden Dienstleister, der Daten für Sie verarbeitet, braucht es einen Vertrag mit vorgeschriebenen Inhalten. Der Klassiker unter den Lücken.
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch — grundsätzlich binnen eines Monats. Das verlangt einen Prozess, keine Improvisation.
Meldepflichtige Vorfälle binnen 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde, bei hohem Risiko zusätzlich an die Betroffenen. Die Uhr läuft ab Kenntnis.
Bei voraussichtlich hohem Risiko verpflichtend — etwa bei umfangreicher Profilbildung, Videoüberwachung oder besonderen Datenkategorien.
Übermittlungen außerhalb der EU brauchen eine Grundlage und in der Regel zusätzliche Prüfung. Betrifft fast jeden, der US-Dienste einsetzt.
Unter bestimmten Voraussetzungen verpflichtend zu benennen und der Aufsichtsbehörde zu melden. Die Schwellen sind teils national ausgestaltet.
Bis 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem was höher ist. Für formale Verstöße wie ein fehlendes Verarbeitungsverzeichnis gilt der niedrigere Rahmen — angenehm ist auch der nicht.
Betroffene können immateriellen Schadenersatz geltend machen. Die Beträge im Einzelfall sind moderat, die Zahl der Fälle ist es nicht — insbesondere nach einem öffentlich gewordenen Vorfall.
Ein Aufsichtsverfahren bindet über Monate Ihre Führungskräfte. Wird ein Vorfall öffentlich, kostet der Vertrauensverlust bei Kunden meist mehr als jedes Bußgeld.
Datenschutz scheitert selten an fehlendem Willen, sondern an fehlender Struktur. Wir stellen sie her — und halten sie danach aktuell.
Welche Daten fließen wohin, über welche Systeme, zu welchem Zweck? Wir erheben die tatsächliche Lage, nicht die dokumentierte.
Abgleich gegen die Pflichten der Verordnung, priorisiert nach Risiko. Formale Lücken zuerst — die fallen bei jeder Prüfung als Erstes auf.
Verarbeitungsverzeichnis, TOM-Dokumentation, Auftragsverarbeitungsverträge, Löschkonzept, Datenschutzerklärungen. Vorlagen kommen von uns, Inhalte aus Ihrem Haus.
Betroffenenanfragen und Datenpannen brauchen definierte Abläufe mit Zuständigkeiten und Fristen. Beide werden einmal durchgespielt.
Neue Tools, neue Dienstleister, neue Verarbeitungen. Ein Verzeichnis, das niemand pflegt, ist nach einem Jahr wertlos — deshalb übernehmen wir das auf Wunsch.
Am Ende haben Sie die Unterlagen, die eine Aufsichtsbehörde und Ihre Geschäftskunden sehen wollen.
Platzhalter: Die drei Kennzahlen oben sind noch nicht belegt. Vor dem Livegang durch echte Werte ersetzen — oder den Zahlenblock entfernen und nur die Liste stehen lassen. Markierung entfernen: class="todo" im Quelltext löschen.
In 30 Minuten wissen Sie, ob und wie DSGVO Sie trifft, was zuerst dran ist — und was Sie sich sparen können. Ohne Fachchinesisch, ohne Verkaufsdruck.